8 Schritte zum Meistern von Veränderungsprozessen

Ah nein, bloß nichts verändern! Das haben wir doch immer schon so gemacht! Hand aufs Herz – wie oft haben Sie diesen Satz in Ihrem Berufsalltag schon gehört? Oder vielleicht sogar selbst gesagt? Im Idealfall hoffentlich nicht so oft. Denn Veränderung ist eine Konstante und sollte für alle Unternehmen, die zukunfts- und wettbewerbsfähig sein wollen, normal sein. Doch damit ein Veränderungsprozess keine Panik hervorruft, sondern alle im Unternehmen zum Anpacken motiviert, kommt es auf acht wichtige Schritte an. Welche das sind und wie Sie diese am besten gehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Es ist alles eine Frage des Klimas

Eines vorweg: Wenn die Stimmung im Unternehmen nicht passt, hat jeder noch so tolle Veränderungsprozess leider keine Chance. Denn für ein erfolgreiches Change-Projekt müssen tatsächlich alle an einem Strang ziehen. Das wusste John P. Kotter schon Mitte der 1990er Jahre. Als Vordenker in Sachen Change-Management hat er ein Acht-Stufen-Modell entwickelt, dass Unternehmen helfen soll, ihre Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten. Pragmatisch, praktisch, gut – so lautet sein Ansatz, der Betrieben auch heute noch hilft, die ersten Schritte heraus aus dem alten Kultursumpf und hinein in eine spannende Zukunft zu machen.

Acht Stufen sind es, die jeden Veränderungsprozess im Unternehmen zum Erfolg führen sollten. Generell gilt dabei, dass sich jede erfolgreiche Veränderung aus der richtigen Mischung zwischen so viel Plan wie nötig und so viel Offenheit wie möglich gestaltet. Dabei ist es in erster Linie wichtig, dass Sie überhaupt dazu bereit sind, Dinge zu verändern. Und wenn Sie es sind, geht es darum, Ihre Mitarbeiter ebenfalls zur Veränderung zu motivieren. Das kann eine Herausforderung sein, muss es aber nicht. Denn mit den folgenden acht Stufen schaffen Sie es garantiert, alle für Ihre Change-Projekte zu motivieren.

1. Entwickeln Sie ein Gefühl der Dringlichkeit

Die erste Maßnahme, damit ein Veränderungsprozess erfolgreich verlaufen kann, liegt darin, alle Mitarbeiter ins Boot zu holen. Dafür empfiehlt es sich, Zahlen, Daten und Fakten so aufzubereiten, dass jeder im Unternehmen versteht, wieso eine Veränderung absolut nötig ist. Wecken Sie ein Gefühl der Dringlichkeit, indem Sie Ihren Mitarbeitern mögliche Bedrohungen und Risiken bei Stillstand sowie gleichzeitig die Chancen und Resultate einer Veränderung vor Augen führen. Entfernen Sie die blickdichten Scheuklappen der Selbstgefälligkeit (Das haben wir doch immer schon so gemacht!) und holen Sie Ihre Mitarbeiter aus der Komfortzone. Gleichzeitig gilt es, wichtige Meinungsträger zu überzeugen. Denn diese reißen wiederum andere mit. Und die Gruppendynamik Ihrer Teams ist entscheidend, um einen Veränderungsprozess anzustoßen.

2. Stellen Sie ein Leitungs-/Projektteam zusammen

Wann arbeiten Sie am liebsten? Mit Sicherheit dann, wenn Sie richtig Spaß an der Sache haben, oder? Das ist ganz normal. Etliche Studien haben in den vergangenen Jahren gezeigt, dass Menschen genau dann produktiv und mit Elan ans Werk gehen, wenn es ihnen Freude bereitet. Und genau das gilt auch für die Zusammenstellung Ihrer Projektteams. Wenn Sie nämlich ein Team gruppieren, dass den Veränderungsprozess vorantreiben soll, ist Ihre Begeisterungsfähigkeit das A und O. Setzen Sie deswegen bei der Wahl der Führungskräfte nicht nur auf fachliche Kompetenz, sondern vor allem auch auf gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten.

Schulen Sie das Team in Sachen Coaching, Mitarbeitermotivation und Organisationsentwicklung. Diese drei Ebenen entscheiden nämlich am Ende darüber, wie sehr das Leitungsteam Ihre Mitarbeiter für den Veränderungsprozess begeistern kann und wie stark diese an der Umsetzung der Ziele mitwirken. An dieser Stelle ist es unbedingt empfehlenswert, genügend Zeit in Teambuilding-Workshops zu investieren. Das stärkt das Vertrauen der Teammitglieder untereinander und hilft dabei, Entscheidungen für den Veränderungsprozess erfolgreich umzusetzen.

3. Entwickeln Sie gemeinsam eine Vision, eine Zielvorstellung und eine Strategie

Fehlt die Vision, so ist jeder Veränderungsprozess schwierig. Denn die Vision ist Ihr Zielbild, das definiert, wo Ihr Unternehmen nach dem Veränderungsprozess stehen soll und wie genau die Zukunft aussehen wird. Damit dient sie als extrem wichtige Entscheidungs-, Motivations- und Koordinationsgrundlage für den gesamten Veränderungsprozess. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie das gesamte Projektteam in die Entwicklung der Vision einbeziehen. Denn nur wenn alle dieselben Beweggründe haben, lassen sich Veränderungen erfolgreich gestalten (Stichwort: alle in einem Boot!).

Achten Sie zudem darauf, dass die Vision erstrebenswert, machbar, fokussiert, flexibel und einfach vermittelbar ist. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle Mitarbeiter mit ihr identifizieren können. Auf dieser Grundlage können Sie dann Ihre Zielvorstellung und eine Strategie zur Zielerreichung entwickeln. Für einen erfolgreichen Veränderungsprozess ist das entscheidend.

4. Sorgen Sie für Verständnis und Akzeptanz

Jetzt geht es darum, dass möglichst viele Mitarbeiter die entwickelte Vision, die Strategie und die Ziele verstehen. Denn ihre Definition ist nur die eine Seite, die andere ist das Verstehen. Nur Verstehen führt zu verändertem Denken, nur verändertes Denken ermöglicht es, Verhalten zu ändern. Mit anderen Worten: Ihre Mitarbeiter müssen den Sinn einer neuen Maßnahme verstehen, um die Auswirkungen, die der Veränderungsprozess mit sich bringt, akzeptieren zu können. Hierbei ist Storytelling eine tolle Methode, um einer Vision Leben einzuhauchen. Videos und Bilder können helfen, die für den Veränderungsprozess notwendigen Emotionen und eine gute Portion Begeisterung zu wecken. Und Sie wissen ja – ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

5. Räumen Sie Hindernisse aus dem Weg

Sind alle Mitarbeiter überzeugt, geht es im nächsten Schritt darum, eine reibungslose Umsetzung der Veränderungen zu ermöglichen. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die für ihn nötigen Informationen bekommt und dass während des gesamten Change Prozesses eine klare und offene Kommunikationskultur herrscht. Das beugt Missverständnissen vor und fördert ein gutes Arbeitsklima. Sie sehen dennoch Hindernisse? Dann finden Sie die Blockaden heraus. Hier ist es hilfreich, wenn Sie sich als Dienstleister des Teams sehen und dieses dabei unterstützen, die Hindernisse zu überwinden. Einzelgespräche oder Mitarbeiterbefragungen können Ihnen wertvolle Erkenntnisse liefern, um Lösungen zu entwickeln. So lässt sich ein Veränderungsprozess trotz der einen oder anderen Herausforderung meistern.

6. Sorgen Sie für kurzfristige Erfolge

Auch kleine Siege dürfen gefeiert werden. Um einen Veränderungsprozess wirklich erfolgreich umzusetzen, ist das Feiern von Etappensiegen sogar sehr wichtig. Das zeigt, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und hält die Motivation der Projektteams hoch. Haben Sie also erste kleine Ziele erreicht und können erste Erfolge verbuchen, kommunizieren Sie das direkt an Ihre Teams und Mitarbeiter. Entwickeln Sie ein Ritual zur Würdigung der Erfolge. So bleiben Ihre Mitarbeiter motiviert und nehmen weiter aktiv am Veränderungsprozess teil. Achten Sie zudem darauf, dass Ihre Führungskräfte positiv über den Wandel sprechen – sowohl nach innen als auch nach außen.

7. Legen Sie permanent nach

Erfolge feiern ist schön und gut, aber haben Sie Acht vor Verschnaufpausen. Denn wer sich zu lange auf seinen erreichten Meilensteinen ausruht, lässt sich schnell dazu verführen, den Veränderungsprozess schleifen zu lassen. Besser ist es deswegen, eine „Jetzt erst Recht“-Mentalität zu entwickeln. Damit halten Sie die Energie aller hoch. Das hilft, am Ball zu bleiben – auch wenn es mal anstrengend wird. Anspornend sind hier Reflektionsschleifen mit folgenden Leitfragen:

• Was haben wir erreicht? Was sind unsere bisherigen Erfolge?
• Was brauchen wir noch? Warum reicht es bis hierhin nicht?
• Was könnte noch wichtig sein, um unsere Vision zu verwirklichen?

8. Entwickeln Sie eine neue Unternehmenskultur

Wichtig ist, dass Sie an den neuen Verhaltensweisen, Regeln und Aufgaben festhalten. Fixieren Sie alle neuen Regeln schriftlich und thematisieren Sie sie immer wieder. Denn bis sich neue Verhaltensweisen wirklich festigen, dauert es seine Zeit. Erinnern Sie in Meetings und Sitzungen stetig an die Veränderungen und helfen Sie damit, dass Neues zur Routine wird. So verhelfen Sie dem Veränderungsprozess auch nachhaltig zum Erfolg.

Und was, wenn jemand auf einmal doch wieder in alte Muster zurück fällt? Dann nehmen Sie den entsprechenden Mitarbeiter beiseite und erklären Sie ihm noch einmal, warum der Veränderungsprozess so wichtig ist für das Unternehmen. Manchmal braucht es nur eine kleine Extramotivation und alles läuft wieder.