Das Jahresgespräch mit Mitarbeitern – Tipps zur Vorbereitung und Durchführung
Es gehört zu den wichtigsten Arten des Mitarbeitergesprächs: das Jahresgespräch. Hier sprechen Führungskräfte und Mitarbeiter ganz offen über ihre Zusammenarbeit. Der Mitarbeiter bekommt Feedback für seine Leistungen und sein Verhalten der letzten Monate. Auf dieser Grundlage vereinbaren Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam neue Ziele. Das Jahresgespräch ist ein entscheidender Faktor, wenn es um den Erfolg eines ganzen Unternehmens geht, und bedarf deswegen einer umfassenden Planung. Welche Methoden und Werkzeuge dabei ganz wichtig sind und mit welchen Tricks Sie Mitarbeitergespräche auf Champions League-Niveau führen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Alles beginnt mit einer guten Vorbereitung
„Ach, Herr Meier. Gut, dass ich Sie sehe. Kommen Sie doch kurz in mein Büro. Wir müssen eben etwas besprechen.“ Können Sie sich vorstellen, dass so ein gutes Jahresgespräch beginnt? Mit Sicherheit nicht. Ein Jahresgespräch sollte niemals zwischen Tür und Angel oder auf die Schnelle stattfinden. Denn schon die Vorbereitung entscheidet darüber, wie erfolgreich das ganze Gespräch verläuft. Deswegen sollten Sie sich bereits im Vorfeld genügend Zeit dafür einräumen, das Jahresgespräch vorzubereiten. Überlegen Sie, welche Themen Sie mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprechen möchten, machen Sie sich Notizen und informieren Sie Ihren Gesprächspartner rechtzeitig über den Termin, damit auch er sich vorbereiten kann.
Als Führungskraft tragen Sie die Verantwortung für etliche Mitarbeiter. Ganz wichtig ist es, dass Sie diese alle gleich behandeln – gerade in Bezug auf das Jahresgespräch. Hier bietet es sich an, mit einem einheitlichen Leitfaden zu arbeiten, bedeutet dieser doch, dass Sie niemanden bevorzugen oder benachteiligen. Und auch Ihnen als Gesprächsführendem gibt ein einheitlicher Leitfaden die Sicherheit, alle Mitarbeitergespräche gleich fair führen zu können. Ein weiterer Pluspunkt eines gut ausgearbeiteten Leitfadens: Er gibt Ihnen eine Struktur vor, sodass sie während des Jahresgesprächs keine wichtigen Punkte vergessen.
So funktioniert der Leitfaden für Ihr Mitarbeiter-Jahresgespräch
Wussten Sie schon, dass die Zahl drei eine magische Zahl ist? Man klopft drei Mal auf Holz, wünscht Glück mit einem dreimaligen „toi, toi, toi!“ oder lässt Geburtstagskinder drei Mal „hoch leben“. Auch für den Leitfaden des Jahresgesprächs gibt die Drei den Ton an: In drei Kategorien unterteilt, deckt der Leitfaden die Bereiche Leistungsfähigkeit (Können), Leistungsbereitschaft (Wollen) und Sozialkompetenz (Verhalten) ab. Jede einzelne der Hauptkategorien besteht aus mehreren Unterpunkten. Unter jedem dieser Punkte befindet sich ein Notizfeld, in dem Ihre Mitarbeiter persönliche Anmerkungen zum Thema machen können. Anhand von Skalen zwischen 0 und 10 können sie ihre Leistungen und ihr Verhalten bewerten. 0 steht dabei immer für „trifft gar nicht zu“ und 10 für „trifft sehr zu“.
Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, Ihren Mitarbeitern den Leitfaden auszuteilen, damit diese ihn ausfüllen können. Sie selbst füllen ebenfalls einen Leitfaden für jeden Mitarbeiter aus. So können Sie Ihre eigene Einschätzung sowie die des Mitarbeiters selbst im Jahresgespräch vergleichen und daraus wertvolle Rückschlüsse für die Definition neuer Ziele ziehen.
Über Können, Wollen und Verhalten
Die Differenz zwischen Selbstwahrnehmung und Fremdwahrnehmung ist eigentlich ein alter Hut – und sorgt dennoch nach wie vor für reichlich Gesprächsstoff. Der Leitfaden zum Jahresgespräch ist an dieser Stelle ein wertvolles Tool. Er gibt Ihnen Orientierung, wenn es darum geht, die Punkte Können, Wollen und Verhalten mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Jeder einzelnen dieser Kategorien sollten Sie im Jahresgespräch genügend Zeit einräumen, liefern diese Ihnen doch nützliche Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter. Diese können Sie gemeinsam dafür gebrauchen, um realistische Ziele zu definieren.
Besprechen Sie zum Thema Leistungsfähigkeit/Können in jedem Fall die fachliche Kompetenz des Mitarbeitern, seine Fähigkeit zur Organisation, seine Work-Life-Balance sowie Verbesserungsvorschläge. Gerade in Bezug auf letztere sollten Sie Ihrem Mitarbeiter klar kommunizieren, dass seine Ideen und seine Kreativität absolut erwünscht sind und dass Sie im Sinne des Unternehmens viel Wert auf seine Meinung legen. So geben Sie jedem einzelnen Mitarbeiter das Gefühl, wirklich gebraucht zu werden und mitgestalten zu können. Für die Motivation Ihres Teams ist das absolut wichtig.
Die richtige Motivation ist entscheidend
Ebenfalls wichtig im Zusammenhang mit den Punkten Wollen und Verhalten ist die Mitarbeitermotivation. Schon im Jahresgespräch können Sie als Führungskraft die Basis für eine erfolgreiche Motivation Ihrer Mitarbeiter legen. Finden Sie gemeinsam heraus, wie sehr sich ein Mitarbeiter für das Unternehmen einsetzt, ob er alle Standards beherzigt und wie groß seine Bereitschaft zur Weiterbildung und -entwicklung ist.
Reden Sie im Jahresgespräch darüber, wie ein Mitarbeiter gegenüber Kunden auftritt und wie er sich im Team verhält. Gibt er Know-How an jüngere Kollegen weiter und unterstützt er andere Mitarbeiter mit seinem Können? Wie präsentiert er das Unternehmen nach außen? Und welchen Teil nimmt er in der Servicekette des gesamten Betriebs ein? Nutzen Sie hierbei den Leitfaden, um keinen Punkt zu vergessen und ermöglichen Sie Ihrem Gegenüber, seine eigene Einschätzung zum Thema zu geben.
Ihr Mitarbeiter ist eine Führungskraft?
Führt einer Ihrer Mitarbeiter selbst andere Mitarbeiter, so sollte der Leitfaden zusätzlich die Kategorie Führung beinhalten. Diese dreht sich darum, wie die Delegations-Kompetenz Ihres Mitarbeiters aussieht, wie er sein Team führt und wie gut er Feedback gibt. Hilfreich ist es an dieser Stelle für Sie, sich im Vorfeld der Jahresgespräche coachen zu lassen. Ein professioneller Coach kann Sie effektiv auf die Gespräche vorbereiten. Üben Sie mit ihm den Gesprächsablauf. So starten Sie sicher in das Mitarbeiter-Jahresgespräch.
Haben Sie den Leitfaden an alle Mitarbeiter ausgeteilt, selbst alle Punkte ausgefüllt und sich (mit oder ohne Coach) auf das Jahresgespräch eingestellt, fehlt nur noch eine vorbereitende Maßnahme: die Wahl des Ortes. Für das Mitarbeiter-Jahresgespräch empfiehlt es sich, nicht Ihr Büro, sondern einen neutralen Ort zu wählen, wie z.B. Besprechungs- oder Tagungsräume innerhalb Ihres Unternehmens. Diese ermöglichen es Ihnen, ein Gefühl der Gleichheit sowie eine lockere Atmosphäre zu schaffen. Stellen Sie die Stühle „über Eck“ an einen Tisch und lassen Ihren Mitarbeiter wählen, auf welchen Stuhl er sich setzen möchte.
Jetzt geht’s an Eingemachte!
Ist das Jahresgespräch „eingerichtet“, geht es darum, in den Leitfaden und seine Besprechung einzusteigen. Wählen Sie hier eine neutrale Frage, z.B. „Wie war das Ausfüllen für dich/Sie?“. Falls Ihr Mitarbeiter daraufhin Unsicherheit und Zweifel zeigt, ist es Ihre Aufgabe als Führungskraft, Verständnis zu äußern und zu erklären, warum Sie den überhaupt Leitfaden nutzen. Beginnen Sie dann mit der Besprechung der einzelnen Punkte. Dabei können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:
- Was hast du/haben Sie unter dem Punkt xy verstanden?
- Inwieweit ist dieser Punkt für dich/Sie relevant in deiner/Ihrer Position?
- Was gehört deiner/Ihrer Meinung nach alles zu diesem Punkt?
Vergleichen Sie gemeinsam Ihre und seine Bewertungen der einzelnen Unterpunkte und besprechen Sie gegebenenfalls die Differenzen. Hierbei ist es Ihre Aufgabe, zu erklären wie Sie zu der jeweiligen Punktzahl, der Einschätzung seiner Leistung oder seines Verhaltens gekommen sind. Ist ein Punkt abgehandelt, der eine Zielvereinbarung erfordert, formulieren Sie das Ziel direkt und nicht erst am Ende des Jahresgesprächs. So können Sie sicher sein, dass wirklich alle für die Zieldefinition wichtigen Faktoren berücksichtigt sind. Haben Sie jeden Bereich des Leitfadens besprochen, so beenden Sie das Gespräch mit einer einfachen Frage: „Gibt es sonst noch irgendetwas, von dem du dir/Sie sich gewünscht hättest/hätten, dass wir es gemeinsam besprechen?“ Ist Ihr Mitarbeiter mit dem Gesprächsausgang zufrieden, vereinbaren Sie noch einen nächsten Gesprächstermin. So haben Sie beide eine Art Frist, die Ihnen bei der Umsetzung der Ziele zeitliche Orientierung gibt.
