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Richtig delegieren – Wie Sie die Potenziale Ihrer Mitarbeiter erkennen und nutzen

27. Februar 2020 / Führung

Keine Lust auf langweilige Routineaufgaben? Na, dann delegieren Sie diese doch einfach. Wieso etwas selber machen, wenn es Ihre Mitarbeiter genauso gut können!? Okay, Spaß beiseite. Natürlich sollten Sie als Führungskraft Aufgaben abgeben, aber nicht nach dem Kriterium: „Was nervt mich total, was finde ich blöd?“ Denn wenn Sie Arbeitsaufträge an Ihre Mitarbeiter abgeben, sollten beide Seiten etwas davon haben. Wie das funktioniert und mit welchen einfachen Schritten Sie richtig delegieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vektorgrafik mit Text: "Wie Sie schlau delegieren".

Alles eine Frage des passenden Zeitpunkts

Wenn Sie Aufgaben richtig delegieren möchten, stehen Sie vor zwei entscheidenden Fragen: Wann gebe ich am besten ab? Und wie stark soll ich den entsprechenden Mitarbeiter herausfordern?

Zunächst zum „Wann“. Sind Sie der Meinung, dass Sie Aufgaben nur richtig delegieren können, wenn Ihr Mitarbeiter bei 100 Prozent Kompetenz steht, dann sind Sie leider auf dem sprichwörtlichen Holzweg. Niemand ist perfekt und beherrscht eine Tätigkeit sofort aus dem Effeff. Das bedeutet aber auch nicht, dass Sie Aufgaben an einen Mitarbeiter abgeben sollten, der ganz frisch im Team oder im Unternehmen ist.

„Wenn Sie warten, bis ein Mitarbeiter so perfekt ist, wie Sie, dann werden Sie ewig warten!“

Um Ihr Team auf Ihr Leistungslevel zu bringen, müssen Sie jedoch zwangsläufig Aufgaben abgeben. Regel Nummer eins ist also: Gib ab, wenn wenn der Mitarbeiter bei 80 Prozent Kompetenz angelangt ist. Denn richtig delegieren heißt,  einen guten Mittelweg zu finden und dem Mitarbeiter die Chance zu geben, an der neuen Aufgabe zu wachsen und  seine Kompetenzen weiter zu verbessern.

Richtig delegieren heißt, positive Herausforderungen zu verteilen

Zurück zur zweiten Frage, wie sehr Sie den Mitarbeiter fordern können, dürfen oder sogar sollen. Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: In Ihrem Team gibt es Laura und Martin, die beide für das Übernehmen derselben Aufgabe infrage kommen. Laura kennt sich mit der Thematik aus und hätte die To-dos schnell erledigt. Martin ist neu, hat aber großes Potenzial. Nur bräuchte er viel mehr Erklärungen und Anleitungen als Laura. Wahrscheinlich würde er für die Aufgabe daher länger brauchen. Wie also richtig delegieren?

„Richtig delegieren heißt auch, Mitarbeitern die Chance zum Wachsen zu geben.“

Drängt eine Deadline, dann ist Laura die richtige Wahl. Hat das Erledigen der Aufgabe mehr Zeit, dann geben Sie den Task an Martin. Denn damit schaffen Sie eine klassische Win-win-Situation: Martin kann Erfahrungen sammeln, seine Kompetenzen ausbauen und sich über den Erfolg freuen. Und Sie selbst haben in Zukunft zwei Mitarbeiter, an die Sie Dinge richtig delegieren können.

Das Mindset entscheidet über den Erfolg des Delegierens

Richtig delegieren heißt auch, sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen. Denn was Ihnen vielleicht als langweilige Routineaufgabe erscheint, kann für den Mitarbeiter eine echte Herausforderung sein. Deswegen ist es hilfreich, wenn Sie von vorneherein ein bisschen Support anbieten. So stellen Sie sicher, dass Sie a) weiterhin für den Mitarbeiter ansprechbar sind und er nicht mit der Aufgabe allein ist, und b) es ihm nicht peinlich sein muss, wenn er sich unsicher fühlt oder Fragen auftauchen. Wenn Sie dann noch einen Follow-up-Termin oder eine Up-date-Mail pro Woche vereinbaren, kann nichts mehr schiefgehen.

„Delegieren scheitert oft schon bei der Übergabe – an schwammigen und unklaren Formulierungen.“

Routineaufgaben motivierend abgeben

Ein positives Mindset an den Tag zu legen wirkt aber nicht nur motivierend. Es hilft auch, wenn Sie nervige Routineaufgaben abgeben müssen. Richtig delegieren bedeutet in diesem Fall, dass Sie dem Mitarbeiter deutlich zeigen, dass er nicht Ihre „Müllhalde“ für zeitraubendes Pillepalle ist.

Stellen Sie deswegen ganz explizit heraus, warum diese Aufgabe trotz aller Routine für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist und warum es wichtig ist, dass genau dieser Mitarbeiter sie übernimmt. Damit Sie richtig delegieren können, helfen folgende Formulierungen:

  1. „Martin, Sie haben bestimmt schon mitbekommen, dass diese Aufgabe eine unserer Kernaufgaben ist. Ich möchte, dass wir hier das Vieraugenprinzip fahren, und ich weiß, dass Sie das meiste Potenzial haben, in diese Aufgabe reinzuwachsen.“
  2. „Laura, mir ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Thema xy auskennen. Bisher ist nur Martin fit darin, und wenn er mal ausfällt, kann es kein anderer. Um eine Vertretung sicherzustellen, möchte ich, dass Sie sich ebenfalls in das Thema einarbeiten. Außerdem habe ich den Eindruck, dass es Ihnen liegt.“

Darüber hinaus kann es ein Vorteil sein, dem Mitarbeiter als langfristiges Ziel den Expertenstatus in Aussicht zu stellen und somit seine Rolle im Unternehmen zu festigen.

Die vier Stufen des richtigen Delegierens

Klar ist auf jeden Fall, dass ein Mitarbeiter die neue Aufgabe nur dann zufriedenstellend erledigen kann, wenn Sie ihm den richtigen Fahrplan mitgegeben haben. Heißt: Schwammige und unkonkrete Briefings führen zu ebenso schwammigen und unkonkreten Ergebnissen. Richtig delegieren geht anders.

„Herumgeeier und halbe Sachen will niemand. Richtig delegieren heißt richtig kommunizieren!“

Soll es tatsächlich eine Win-win-Situation geben, dann müssen Sie genau wissen, auf welcher Stufe Sie die Aufgabe kommunizieren wollen. Denn das ist der Schlüssel, damit Sie wirklich richtig delegieren:

Stufe 1

Die Delegation erfolgt zu 25 Prozent: Sagen Sie dem Mitarbeiter etwas wie „Machen Sie sich Gedanken und schlagen Sie mir vor, wie Sie es machen würden – dann entscheide ich.“

Stufe 2

Die Delegation erfolgt zu 50 Prozent, nach dem Motto: „Machen Sie mir Vorschläge und wir diskutieren gemeinsam die Entscheidung.“

Stufe 3

Die Delegation erfolgt zu 75 Prozent: „Entscheiden Sie selbst und teilen Sie mir mit, wie Sie entschieden haben.“

Stufe 4

Die Delegation erfolgt zu 100 Prozent: „Übernehmen Sie die Verantwortung. Teilen Sie mir nur mit, wenn etwas nicht klappt.“

Haben Sie als Führungskraft diese vier Stufen im Kopf, klappt das Delegieren garantiert. Übrigens – ein bisschen Mut machen, hat noch niemandem geschadet. Richtig delegieren meint deswegen auch, Ihrem Mitarbeiter Vertrauen zu suggerieren. Ein Satz wie „Ich denke, Sie werden die Aufgabe gut machen!“ kann wahre Wunder wirken. Probieren Sie es gerne aus.

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1 Kommentar / von Thomas Pütter
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Jana Bigall27. February 2020

Dieser Newsletter hat einmal mehr das vorhandene Wissen aufgefrischt. Da ihr Standards stets wörtlich aufgreift, hat man es schnell wieder parat und erinnert sich ganz nebenbei an eure großartigen Workshops!

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