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Die sieben Phasen des Kritikgesprächs

1. August 2019 / Mitarbeitergespräch

Sind wir doch mal ganz ehrlich – niemand mag Kritik, oder? Klar, es gibt auch die sogenannte positive Kritik. Aber meistens schwingt bei diesem Wörtchen doch immer ein negativer Wind mit. Schade eigentlich, denn auch – oder gerade – wenn jemand etwas nicht so gut gemacht hat, kann die richtige Kritik helfen, es beim nächsten Mal besser zu machen – vorausgesetzt, sie ist richtig verpackt. Wie ein Kritikgespräch optimal aufgebaut ist und warum genau sieben Phasen dabei helfen, verrät dieser Beitrag.

Kritikgespräch

Der Drückeberger hilft nicht weiter

Als Führungskraft sind Sie im permanenten Austausch mit Ihrem Team. So stellen Sie sicher, dass alle Arbeiten optimal delegiert sind, dass jeder weiß, was er zu tun hat, und dass am Ende des Projektes ein tolles Ergebnis steht. Bestimmt fällt es Ihnen leicht, Ihre Mitarbeiter zu loben, wenn etwas gut gelaufen ist. Doch wie sieht es mit dem Kritikgespräch aus? Wenn Sie lieber den Kopf in den Sand stecken und ernsteren Feedbackgesprächen aus dem Weg gehen wollen, ist das erstmal kein Grund zur Panik. Erstmal… denn auf lange Sicht führt das Drückeberger-Verhalten leider zu Problemen.

Fest steht, viele Führungskräfte drücken sich vor einem Kritikgespräch mit ihren Mitarbeitern. Und damit riskieren sie hohe Folgekosten. Denn von sich aus wird ein Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändern. Immerhin ist es nicht unwahrscheinlich, dass er sein Verhalten gar nicht als falsch erachtet. Deswegen hat das Kritikgespräch in erster Linie gar nicht die Funktion einer Rüge, sondern dient vielmehr dem Hinweis auf falsche Verhaltensweisen oder ungenügende Leistungen und einer Korrektur derselben. Damit ist es ein ganz entscheidendes Hilfsmittel für Führungskräfte, um ein Team auf den richtigen Weg zu bringen.

Der Ton macht die Musik

Die meisten Menschen nehmen Kritik generell als Angriff auf ihr Selbstbewusstsein wahr. Darum erzeugt das Kritikgespräch oft Widerwillen und ruft zur Verteidigung auf. Zudem spielt auch die Angst vor dem Verlust der Anerkennung und der Zuneigung seitens der Führungskraft und der anderen Teammitglieder eine nicht unwesentliche Rolle. Deswegen sollte Kritik immer in einer Form erfolgen, die der Mitarbeiter gut akzeptieren kann und die gleichzeitig motivierend wirkt. Dazu ist es für Führungskräfte empfehlenswert, sich an die sieben Phasen des Kritikgesprächs zu halten:

1. Phase: Der Eingangskontakt

Direkt am Anfang legen Sie die Basis für ein konstruktives Kritikgespräch. Durch eine persönliche Begrüßung und Blickkontakt schaffen Sie es, eine Kontaktbrücke zu schlagen. So docken Sie direkt auf der Beziehungsebene an. Wählen Sie eine freundliche Anrede, wie zum Beispiel:

Hallo Herr Meier. Ich denke es ist wichtig, dass wir uns heute noch mal zu Ihrem Verhalten im Teammeeting abstimmen.“

Wichtig ist, dass Sie ein Kritikgespräch immer nur unter vier Augen führen. So hat der Mitarbeiter nicht das Gefühl, vor den anderen Teammitgliedern bloßgestellt zu werden. Außerdem bieten Sie ihm damit einen geschützten Raum, in dem er selbst die Möglichkeit hat, seine Einschätzungen zum Thema abzugeben.

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2. Phase: Die Konfrontation des Mitarbeiters mit der Kritik

Nach der Begrüßung äußern Sie in angemessener und sachlicherForm Ihren Kritikpunkt – und zwar 1:1. Das bedeutet, dass Sie die Kritik eben genau nicht in Watte packen oder versuchen, sie weichzuspülen. Das bringt am Ende weder Sie noch Ihren Mitarbeiter weiter und das Kritikgespräch hat umsonst stattgefunden. Wählen Sie deswegen konkrete Formulierungen, wie diese:

Mir ist aufgefallen, dass…“; Ich bin enttäuscht, dass…“; „Mich ärgert es sehr, dass…“; „Wir hatten uns vor zwei Wochen darauf geeinigt, dass…“

So machen Sie von Anfang an deutlich, dass es um ein Kritikgespräch geht. Wichtig ist dabei auch, dass dieses auf Ihrer eigenen Wahrnehmung und nicht auf Hörensagen oder den Eindrücken Dritter beruht. Das schafft eine respektvolle Atmosphäre und gibt dem Mitarbeiter die Chance, auch seine Sicht der Dinge darzustellen.

3. Phase: Die Stellungnahme des Mitarbeiters

Kritik anhören und dann nichts dazu sagen dürfen? Das wäre kein gutes Vorgehen für ein Kritikgespräch. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter deswegen auf jeden Fall Raum und Zeit, seine Sichtweise darzustellen. Bei Bedarf fragen Sie offen nach:

Wie sehen Sie das?“; „Wie kam es dazu?“

Vielleicht versucht der Mitarbeiter anfangs, sich mit Rechtfertigungen und Ausreden zu „retten“. Und das ist nur menschlich. Fragen Sie hier am besten nach Einzelheiten, um mögliche Widersprüche aufzudecken. Erfolgt dies in sachlicher und verständlicher Form, merkt der Mitarbeiter schnell, dass er die Wahrheit sagen kann, ohne daraus unbedingt negative Konsequenzen erwarten zu müssen. Warten Sie ab, ob der Mitarbeiter signalisiert, dass er versteht: Mein Verhalten war im Sinne der Zielsetzung falsch. Diese Einsicht brauchen Sie, denn nur so können Sie sicher sein, dass klar ist, was genau schiefgelaufen ist – für ein erfolgreiches Kritikgespräch ist das entscheidend.

4. Phase: Bewertung des Sachverhaltes

Nach der Klärung und der beiderseitigen Akzeptanz der Faktenlage erfolgt Ihre Stellungnahme als Führungskraft. Hier fließen Hinweise des Mitarbeiters, z.B. auf organisatorische Mängel oder schlechte Arbeitsbedingungen, ein. Ziel ist es, eine konstruktive Wertung entsprechend eines Soll-Ist-Vergleichs aufzustellen. Entwickeln Sie noch im Kritikgespräch gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter eine neue Lösung:

Was wollen Sie nun tun?“; „Wie könnten Sie die Sache anders angehen?“; „Welche anderen Möglichkeiten sehen Sie in dieser Sache?“

5. Phase: Vereinbarung des künftigen Verhaltens und künftiger Kontrollen

Jedes Kritikgespräch sollte ein konkretes Ergebnis haben. Nur wenn das zukünftige Verhalten des Mitarbeiters festgelegt wird, hat dieser eine reelle Chance, sich zu verbessern. Die Vereinbarung von Kontrollen hat drei entscheidende Vorteile:

6. Phase: Beendigung des Kritikgespräches

Das Ziel ist ein positives und aufrichtiges Schlusswort oder ein Appell zum Ende des Kritikgesprächs. Hier bieten sich Formulierungen an, wie z.B.:

Also abgemacht: Die Angebotsnachverfolgung gehört in Zukunft zu Ihren Aufgaben!“

Denn auch aus dem Kritikgespräch sollte ein Mitarbeiter mit dem Gefühl rausgehen, dass es ein gutes und wichtiges Gespräch war. Nur so ist eine Basis gebildet, auf der sich die weitere Kommunikation zwischen Ihnen und dem jeweiligen Mitarbeiter produktiv entwickeln kann. Das verringert zudem die allgemeine Angst vor Kritikgesprächen – auf Ihrer Seite und auf der Seite des Mitarbeiters.

7. Phase: Kontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Auch in Bezug auf das Kritikgespräch hat dieser Spruch seine Gültigkeit. Damit das im Gespräch Gesagte nicht sofort wieder verpufft, sollten Sie direkt einen Gesprächstermin zur Kontrolle ausmachen. So hat der Mitarbeiter eine Art Deadline, zu deren Ende er etwas an seinem Verhalten oder seiner Leistung geändert haben sollte.

Generell gilt für jedes Kritikgespräch, dass Sie sich ausreichend Zeit nehmen sollten, um wirklich alle Argumente anzubringen. Ansonsten kann es passieren, dass Spannungen verschleppt und ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr aufgelöst werden können. Besonders wichtig ist es dabei, dass Sie sich an jede einzelne Phase des Kritikgesprächs halten. Nur so ist garantiert, dass dieses konstruktiv verläuft und Sie am Ende eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung erreichen.

KonfrontationKritikgesprächMitarbeiter
0 Kommentare / von Thomas Pütter
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